Whistleblower Information

Ready2Cleans Whistleblowerpolitik

Whistleblowerpolitikken har til formål at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer hos Ready2Clean. Politikken har endvidere til formål at sikre at potentielle anmeldelser ikke går tabt grundet usikkerhed omkring ordningen.

Ready2Cleans Whistleblowerordning

Ready2Clean har etableret en whistleblowerordning, der følger EU-direktiv 2019/1937.  

Ready2Cleans whistleblowerordning bliver håndteret af WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en komplet anonym og sikker anmeldelsesproces for whistlebloweren. Whistleblowerordningen skal anvendes, hvis medarbejdere eller andre stakeholdere oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser, der sker i, eller i forbindelse, med Ready2Clean. Hvilke forhold, der blandt andet kan anmeldes, er beskrevet yderligere i whistleblowerpolitikken under ”Hvad kan anmeldes?”.

Ready2Clean opfordrer til, at man ved oplevelse af forseelser eller lovovertrædelser, kontakter sin nærmeste leder og fortæller om hændelsen. Dette er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde, og kan forårsage at anmeldelser går tabt. Derfor har Ready2Clean etableret en whistleblowerordning, der i det tilfælde, at man ikke ønsker/kan gå til sin nærmeste leder, eller ønsker at være anonym, gør det muligt at man stadigvæk kan anmelde forseelsen.

Anmeldelser kan foretages af alle, der har adgang til ordningen. Hos Ready2Clean omfatter det interne stakeholders, der har fået kendskab til en forseelse.

Whistleblowerens anmeldelse kan både omhandle personer, situationer og hændelser. De personer, der kan rapporteres om, er i udgangspunktet alle stakeholders, så længe anmeldelsen er relevant efter kriterierne under ”Hvad kan anmeldes?” nedenfor og i forbindelse med Ready2Clean.

Ready2Clean har valgt følgende som administratorteam:

Administrator (Kim Jensen), Admin (Jens WhistleSystem)

Hvad kan anmeldes?

Whistleblowerordningen kan kun benyttes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige, at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter, eller utilfredshed med vilkår, ikke kan anmeldes igennem whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til den nærmeste leder.

Eksempler på områder, der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til, følgende punkter.

• Sexisme
• Seksuelle krænkelser
• Fysisk vold
• Diskrimination
• Økonomisk kriminalitet
• Arbejdssikkerhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Produktsikkerhed
• Brud på udbudslovgivningen
• Brud på persondatalovgivningen
• Brud på miljømæssig lovgivning
• Hvidvaskning

Det er dog Ready2Cleans politik, at vi hellere vil have én anmeldelse for meget end én for lidt, for at sikre at vi modtager alle relevante anmeldelser. Det betyder, at hvis du er i tvivl om din anmeldelse falder ind under ovenstående, opfordres du til at sende anmeldelsen.

Hvordan rapporterer man?

Whistlebloweren kan få adgang og anmelde igennem WhistleSystem som følger:

1. Gå direkte til Ready2Cleans Whistleblower System

2. Udfyld skemaet med de nødvendige informationer så administratorerne kan håndtere anmeldelsen. Anmeldelse i systemet sker anonymt. WhistleSystem er den eneste kanal, hvor anmeldelser kan foretages anonymt.

Login kan benyttes af alle relevante stakeholders, som Ready2Clean har ønsket, skal have adgang til whistleblowerordningen.

Efter anmeldelsen er sendt, vises et unikt rapport-ID, som skal gemmes et sikkert sted. Dette ID giver dig adgang til at logge ind og åbne anmeldelsen igen. Du kan derved starte en anonym dialog, sende eventuel dokumentation, og svare på uddybende spørgsmål fra administratorteamet. Ready2Clean opfordrer whistlebloweren til at logge ind jævnligt efter anmeldelsen er sendt, for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.

Der henvises til brugermanualen til systemet, for en detaljeret gennemgang af anmeldelsesprocessen.

Hvordan behandles rapporter?

Rapporterne behandles af Ready2Cleans administratorteam.

Processen forløber som følger:

• Administratorteamet giver besked til whistlebloweren, om at anmeldelsen er modtaget inden for 7 dage.
• Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen og forestår en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt, at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren igennem systemet.
• Behandlingen af anmeldelsen påbegyndes og tilrettelægges efter anmeldelsens karakter. Indledningsvist foretages en intern behandling af sagen. Sager af særlig grov karakter, eller som påbyder det, vil blive videregivet til politiet til videre behandling.
• Whistlebloweren informeres om, hvad der er gjort i sagen inden 3 måneder fra anmeldelsens modtagelse. Hvis sagen er længerevarende, opdateres whistlebloweren løbende.
• Anmeldelsens eventuelle persondata behandles, jf. Ready2Cleans privatlivspolitik, for at sikre at persondatalovgivningen følges.
• Når anmeldelsen ikke længere er relevant, slettes den fra systemet.

Repressalier

En del af direktivet fastslår, at whistleblowere ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af Ready2Clean efter anmeldelsen er indgivet.

Dette inkluderer følgende straffe (Repressalier):

• Opsigelse
• Suspension
• Degradering
• Undladt forfremmelse
• Ændring i arbejdstid og -opgaver
• Nedgang i løn
• Intimidering, chikane og social udelukkelse på arbejdspladsen

Med Ready2Cleans whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder eller andre stakeholdere.

Sikkerhed

Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger, som gør at du som whistleblower er sikret. Nogle af disse omfatter:

• Fuld kryptering gennem hele processen
• ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
• ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
• ISO27001-godkendte servere i Europa
• Schrems II-compliant
• SSL-teknologi
• Shield og WAF på applikationsniveau
• To-faktorgodkendelse på administratorniveau
• Redundans på både applikations- og databaseniveau
• Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
• Løbende AI-monitorering
• Ingen IP-logning

Spørgsmål

Spørgsmål til Ready2Cleans whistleblowerordning kan stilles til:

Administrator (Kim Jensen), Admin (Jens WhistleSystem)